Google Drive: 5 astuces peu connues pour mieux gérer tes fichiers

Depuis son lancement en 2012, Google Drive est devenu un outil essentiel pour les entrepreneurs et les entreprises du monde entier. D’après des rapports, environ un milliard d’utilisateurs se servent de l’outil pour gérer leurs fichiers et augmenter leur productivité. Cependant, bon nombre d’entre eux se limitent à ses fonctionnalités basiques et n’exploitent pas tout son potentiel.

Dans cet article, je te donne des astuces qui t’aideront à découvrir les fonctionnalités cachées de Google Drive. Ainsi, que tu sois un utilisateur de longue date ou nouveau sur la plateforme, tu pourras l’utiliser de manière plus effective.

P.S. En bonus, je te propose un guide détaillé sur comment procéder pour appliquer chaque astuce.

CONTENU
C’EST QUOI GOOGLE DRIVE
POURQUOI UTILISER GOOGLE DRIVE EN TANT QU’ENTREPRENEUR
5 ASTUCES POUR UNE UTILISATION OPTIMALE DE GOOGLE DRIVE
CONCLUSION

Eh bien, Google Drive est un outil qui te permet de stocker et de gérer des fichiers de manière simple et efficace. Plutôt que de garder tes fichiers uniquement sur ton ordinateur, Google Drive les sauvegarde dans un grand espace de stockage virtuel en ligne, aussi appelé le cloud. Cela signifie que tu peux y accéder de n’importe où avec une connexion Internet, que ce soit depuis ton téléphone, ta tablette ou ton ordinateur.

Les utilisateurs de Google Drive s’en servent généralement pour :

• Stocker et organiser des fichiers (documents, feuilles de calcul, présentations, rapports, etc.)
• Collaborer en temps réel ( coéditer des rapports, laisser des commentaires sur des documents et présentations, etc.)
• Partager facilement des fichiers (via des liens et e-mails)
• Sauvegarder et récupérer des données
• Gérer des projets
• Et fluidifier leurs flux de travail (intégration avec Google Docs, Google Sheets, Google Slides et Google Forms etc.)

Google Drive t’offre de nombreux avantages par rapport aux alternatives plus traditionnelles telles que les disques durs externes, les clés USB, les CDs/DVDs, etc. Ici, on va se focaliser sur trois avantages principaux.

Étant basé sur le cloud, Google Drive est accessible de n’importe quel appareil disposant d’une connexion Internet. Que ce soit un ordinateur, une tablette ou un téléphone. Donc, tu n’as plus besoin de transporter des supports physiques partout où tu vas. Ou même de chercher des appareils avec des ports USB et des lecteurs de CDs/DVDs à utiliser.

Les alternatives traditionnelles non basées sur le cloud impliquent généralement des coûts initiaux plus élevés. Si tu veux utiliser un disque dur externe, il te faut d’abord acheter le disque dur en question. Si tu veux utiliser une clé USB pour partager tes fichiers volumineux, il te faut débourser pour la clé en question. En revanche, pour avoir accès à 15 Go de stockage sur Google Drive, tu n’as besoin que de deux choses. Une connexion Internet et un compte Google/Gmail gratuit.

Google Drive facilite la collaboration en temps réel. Ceci permet te permet de travailler simultanément avec tes collaborateurs sur un document sans avoir à rédiger, envoyer par e-mail, attendre des modifications, etc.
De plus, le partage de fichiers via des liens et des invitations par e-mail t’évite aussi la nécessité d’organiser des rencontres pour partager des fichiers volumineux. Donc toi et tes collaborateurs pouvez gagner du temps et de l’énergie. Et aussi collaborer de manière plus efficace.

Toujours dans l’optique de t’aider à gagner du temps et à gérer tes fichiers de manière plus effective, voici 5 astuces que tu peux appliquer dans ton utilisation de Google Drive.

Savais-tu que tu peux accéder et modifier tes fichiers Google Drive même lorsque tu n’es pas connecté à Internet ? Google Drive te permet d’activer l’accès hors connexion. Ceci signifie que tu peux travailler sur tes documents, feuilles de calcul et présentations que tu sois en ligne ou pas.

Retrouve le guide détaillé sur comment activer l’accès hors connexion pour les fichiers Google Drive en dessous. Clique sur “Get Started” et ensuite sur “Next” pour suivre les différentes étapes.

Avec la grande capacité de stockage de Google Drive, localiser des fichiers spécifiques peut parfois être un défi. Heureusement, Google Drive propose de puissantes capacités de recherche qui vont au-delà de la simple utilisation de mots-clés. En utilisant des filtres de recherche avancée, tu peux affiner tes résultats de recherche en fonction du type de fichier, du propriétaire, de la date de modification, etc. Cette fonction peut t’aider à gagner un temps précieux.

Clique sur “Get Started” juste en dessous pour le guide détaillé sur comment utiliser la fonctionnalité recherche avancée sur Google Drive.

La technologie OCR de Google Drive te permet de télécharger une image ou un PDF sur Google Drive et d’en extraire automatiquement le texte. Le texte extrait est entièrement modifiable. Cette fonction est utile pour numériser des documents imprimés et convertir des images en texte que tu peux éditer. En plus, ça marche avec les textes manuscrits. Donc tu peux par exemple noter tes idées sur un carnet et les transformer en document numérique sans avoir à tout saisir.

Clique sur “Get Started” juste en dessous pour le guide détaillé sur comment utiliser la fonctionalité OCR sur Google Drive.

Chaque fois qu’un fichier est modifié, Google Drive conserve une historique de ces changements. Ceci te permet d’accéder aux versions précédentes. Cette fonction te garantit la possibilité de revoir, de revenir en arrière ou de comparer différentes versions d’un fichier. Ceci te protège contre les suppressions accidentelles ou les modifications indésirables.

Clique sur “Get Started” juste en dessous pour le guide détaillé sur comment utiliser l’historique des versions sur Google Drive.

Google Drive s’intègre parfaitement avec de nombreuses applications tierces et modules complémentaires, élargissant encore plus ses fonctionnalités. Des outils de signature de documents aux plates-formes de gestion de projets et aux correcteurs grammaticaux, une vaste bibliothèque de modules complémentaires est disponible pour améliorer ton flux de travail.

Clique sur “Get Started” juste en dessous pour le guide détaillé sur comment ajouter des modules complémentaires et intégrations sur Google Drive.

Pour finir, je tiens à préciser qu’il existe de nombreuses autres solutions basées sur le cloud qui offrent des services de stockage de fichiers. Quelques exemples incluent Microsoft OneDrive, Dropbox, ou iCloud d’Apple. Mais Google Drive se distingue par son intégration avec les outils de productivité de Google, son généreux espace de stockage gratuit et ses solides fonctionnalités de collaboration. Et sa compatibilité avec différentes plateformes et appareils en fait un choix pratique pour les individus et les entreprises. Cependant, tu peux explorer les différentes options disponibles et faire ton choix en fonction de tes besoins.