Planifiez votre semaine avec Google Sheets et Agenda: Guide complet

Êtes-vous déjà arrivé au dimanche en vous demandant ce que vous aviez vraiment accompli au cours de la semaine ? Si, comme moi et beaucoup d’autres entrepreneurs, vous avez souvent ce sentiment, il est temps de changer les choses. La productivité et le suivi des progrès sont essentiels au succès de toute entreprise, et la planification hebdomadaire est un outil clé pour y parvenir.

Dans ce guide pratique, nous allons explorer pourquoi il est important de planifier votre semaine. On verra aussi comment utiliser Google Sheets et Google Agenda pour créer votre propre système de planification.

Prendre le temps d’organiser vos tâches peut transformer une semaine désordonnée en un véritable plan d’action structuré. La planification vous permet de rester concentré. Elle vous assure aussi que chaque effort fourni vous rapproche de vos objectifs commerciaux. Voici cinq raisons pour lesquelles vous devriez planifier votre semaine :

La planification hebdomadaire vous permet d’organiser vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Cela implique généralement plusieurs étapes :

• Définir vos objectifs hebdomadaires. Vous déterminez ce que vous devez accomplir au cours de la semaine en fonction de vos objectifs mensuels, trimestriels ou annuels.
• Décomposer les objectifs en tâches. Une fois les objectifs définis, vous les décomposez en tâches plus petites et réalisables. Cela vous permet d’avoir une vision claire de ce qu’il faut faire.
• Évaluer les priorités. Ensuite, vous déterminez quelles tâches sont prioritaires. Les tâches prioritaires sont généralement celles qui sont à la fois importantes et urgentes. Vous saurez non seulement ce qu’il faut faire, mais aussi quand le faire.
• Se concentrer sur les tâches prioritaires . En structurant votre semaine autour des tâches les plus importantes, vous vous assurez que les activités cruciales sont traitées en premier.

La planification hebdomadaire est également un excellent moyen de maximiser l’utilisation de votre temps. Une planification efficace comprend :

• Allouer du temps à chaque tâche. En planifiant votre semaine, vous réservez du temps pour chaque tâche en fonction de son importance et de sa durée prévue. Cela vous aide à créer un emploi du temps réaliste, sans surcharger vos journées.
• Structurer votre emploi du temps. Un emploi du temps bien structuré divise votre journée en plages horaires dédiées à différentes tâches. Cela vous permet de savoir précisément ce que vous ferez chaque jour de la semaine.
• Réduire les pertes de temps et les distractions. En planifiant à l’avance, vous pouvez identifier les activités qui risquent de vous faire perdre du temps et les minimiser. De cette manière, vos journées seront plus productives.
• Équilibrer vie professionnelle et personnelle. En planifiant vos semaines, vous allez également intégrer des activités personnelles à votre emploi du temps. Cela vous permet de maintenir un équilibre sain entre travail et vie personnelle.

Planifier votre semaine augmente considérablement vos chances d’atteindre vos objectifs. Comme le disait Benjamin Franklin : « Ne pas se préparer, c’est se préparer à échouer ». Ne pas planifier votre semaine, c’est risquer de ne pas être aussi productif que vous le pourriez.

En planifiant votre semaine, vous alignez vos actions quotidiennes avec vos objectifs à long terme. Cela garantit que vos efforts soient toujours dirigés vers un progrès significatif.

De même, en décomposant vos grands objectifs en tâches hebdomadaires, vous pouvez les aborder étape par étape, ce qui vous aide à avancer. La planification vous permet également d’anticiper les obstacles potentiels et d’ajuster votre stratégie en conséquence. De cette manière, vous pouvez réduire le risque de contretemps.

La planification hebdomadaire vous offre également une vue d’ensemble de vos habitudes de travail. En suivant et en analysant le déroulement de votre semaine, vous pouvez identifier ce qui fonctionne bien. De même, vous identifiez ce qui pourrait être amélioré. Par exemple, vous pourriez découvrir que vous êtes plus créatif le matin ou que vous préférez lire dans l’après-midi.

Ces observations vous permettent d’ajuster votre emploi du temps en conséquence, optimisant ainsi votre temps et votre énergie. À mesure que vous continuez à planifier vos semaines, vous pouvez affiner votre approche. De cette manière, chaque semaine devient un peu plus productive et adaptée à vos rythmes naturels.

En fin de compte, planifier votre semaine contribue à une productivité accrue. Lorsque vous prenez le temps d’organiser vos tâches, de gérer votre temps efficacement et d’aligner vos efforts avec vos objectifs, vous créez un cadre qui soutient un progrès constant.

En priorisant vos tâches, vous vous assurez que votre énergie est concentrée sur les activités les plus importantes, ce qui réduit les efforts inutiles. Une bonne gestion du temps vous permet de maximiser chaque journée. De cette manière, vous accomplissez plus en moins de temps. De plus, en ajustant vos habitudes de travail, vous pouvez optimiser votre emploi du temps pour travailler lorsque vous êtes le plus performant.

Maintenant que nous avons vu comment la planification hebdomadaire peut vous bénéficier, ainsi qu’à votre entreprise, voyons comment vous pouvez développer un système de planification efficace en utilisant Google Sheets et Google Agenda.

Si vous ne les connaissez pas encore, Google Sheets et Google Agenda sont deux outils qui peuvent vous aider à organiser et gérer vos tâches de manière plus efficace. 

Google Sheets est une application de feuille de calcul en ligne qui vous permet de créer, éditer et partager des feuilles de calcul en temps réel. C’est un outil particulièrement utile pour suivre vos tâches et vos progrès. Il permet aussi de fixer des échéances et organiser votre travail de manière structurée. Vous pouvez personnaliser vos feuilles pour répondre à vos besoins spécifiques, que ce soit pour lister des tâches, attribuer des priorités ou surveiller les progrès.

Google Agenda, quant à lui, est un agenda numérique qui vous permet de planifier des événements, de définir des rappels et de gérer votre temps de manière efficace. Il est intégré à d’autres services Google. Ceci facilite la synchronisation de votre emploi du temps sur différents appareils et le partage avec d’autres utilisateurs. Avec Google Agenda, vous pouvez visualiser votre semaine, allouer du temps pour chaque tâche et vous assurer de rester sur la bonne voie.

Ces deux outils sont des applications gratuites. Elles sont incluses automatiquement avec un compte Google ou Gmail, ainsi que d’autres applications utiles comme Google Drive, Google Keep, Google Forms, et bien d’autres.

Pour accéder à Google Sheets et Google Agenda, connectez-vous simplement à votre compte Google ou Gmail. Une fois connecté, vous pouvez accéder à ces applications de plusieurs façons :

• Menu des applications Google : Sur n’importe quelle page Google (comme Gmail ou Google.com), vous verrez une icône en forme de grille dans le coin supérieur droit. En cliquant sur cette icône, vous ouvrirez le menu des applications Google, où vous trouverez Google Sheets, Google Agenda, ainsi que d’autres services Google comme Drive et Keep.
• Liens directs : Vous pouvez accéder directement à Google Sheets en visitant sheets.google.com et à Google Agenda en visitant calendar.google.com.
• Applications mobiles : Google Sheets et Google Agenda sont également disponibles sous forme d’applications mobiles, téléchargeables sur les appareils Android et iOS. Il suffit de les rechercher dans le Google Play Store ou l’App Store d’Apple.

Maintenant, passons à la planification en elle même.

La première étape de votre processus de planification consiste à identifier vos objectifs pour la semaine. Que devez-vous accomplir dans les jours à venir pour faire progresser votre activité? Quelles tâches sont les plus critiques pour avancer ?

Commencez par vous poser la question : « Quels sont mes principaux objectifs commerciaux pour ce mois, et que dois-je faire cette semaine pour m’en rapprocher ? » Pensez à ce qui est le plus urgent et important pour votre entreprise à ce stade. Par exemple, devez-vous vous concentrer sur l’amélioration de votre produit ou service ? Est-il temps de commencer à renforcer votre présence en ligne ou de contacter des clients potentiels ? Y a-t-il des domaines spécifiques qui nécessitent plus d’attention cette semaine ? 

En définissant vos objectifs, soyez réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir. Décidez du nombre d’objectifs sur lesquels travailler chaque semaine en fonction du temps dont vous disposez et du temps estimé pour accomplir chaque objectif. Il est très courant de sous-estimer le temps qu’une tâche peut prendre, alors utilisez vos expériences passées et tenez compte des distractions potentielles, de votre vie sociale, etc.

Une fois que vous avez identifié vos objectifs hebdomadaires, ajoutez-les tous sur une feuille Google Sheets et renommez-la (par exemple, “Objectifs Hebdomadaires”).

Quelles tâches doivent être accomplies pour atteindre chaque objectif ? Comment pouvez-vous mieux répartir votre temps et vos ressources pour garantir l’achèvement de ces tâches ?

Commencez par décomposer vos objectifs en tâches gérables. Par exemple, si votre objectif est de renforcer votre présence en ligne, les tâches pourraient inclure la création d’un compte Google My Business, la création de profils sur les réseaux sociaux et le développement de votre stratégie de contenu.

Ensuite, réfléchissez à la manière de prioriser ces tâches. Quelles tâches doivent être effectuées en premier ?

Il existe plusieurs méthodes pour prioriser vos tâches. Une approche consiste à utiliser le système de priorités Haute/Moyenne/Basse, où les tâches sont classées en fonction de leur urgence et de leur importance. Une autre méthode est d’utiliser un système de priorité de 0 à 4, où les tâches de priorité 1 sont les plus critiques, suivies par celles de priorité 2, et ainsi de suite, avec la priorité 0 réservée aux tâches urgentes nécessitant une attention immédiate.

De nombreuses tâches nécessiteront plusieurs sous-tâches pour être réalisées. Par exemple, la rédaction d’un article de blog peut impliquer la recherche, la création d’un plan, la rédaction, la révision et la finalisation. Décomposez chaque tâche en sous-tâches spécifiques pour les rendre plus gérables.

Une fois que vous avez décomposé vos objectifs en tâches et identifié les sous-tâches nécessaires, organisez les tâches et sous-tâches dans une nouvelle feuille de calcul que vous pouvez nommer « Tâches Hebdomadaires ».

Pour vous assurer de rester sur la bonne voie, il est essentiel de mettre en place un système de suivi. Ce système vous aidera à surveiller vos objectifs hebdomadaires, à suivre les tâches accomplies et à apporter les ajustements nécessaires pour continuer de progresser.

Vous pouvez ajouter les colonnes suivantes à votre feuille « Tâches Hebdomadaires » dans Google Sheets pour vous aider à suivre vos progrès au quotidien :

• Statut : Suivez l’état actuel de chaque tâche et sous-tâche. Utilisez une liste déroulante avec des options telles que « Non commencé », « En cours », « Terminé » et « Bloqué », ou toute autre option adaptée à vos besoins.
• Nombre d’Étapes : Indique le nombre total de sous-tâches requises pour chaque tâche.
• Étapes Accomplies : Indique combien de sous-tâches ont été terminées.
• Progression : Reflète le progrès fait pour chaque tâche en fonction du nombre de sous-tâches terminées.
• Durée : indique temps mis pour accomplir chaque sous-tâche et tâche. Cette information sera utile pour estimer le temps nécessaire pour terminer des tâches similaires à l’avenir.
• Notes: Ajoutez des observations sur ce qui a bien fonctionné, les défis rencontrés et d’autres détails qui pourraient être utiles pour une planification future.

Ces colonnes vous aideront non seulement à suivre vos progrès quotidiennement, mais elles vous donneront également une vue d’ensemble de ce que vous avez accompli à la fin de la semaine.

Pour visualiser plus efficacement vos progrès, envisagez d’ajouter une nouvelle feuille intitulée « Tableau de Bord ». Cette feuille vous permettra d’inclure une représentation visuelle de vos progrès en insérant différents types de graphiques.

Si vous n’êtes pas très à l’aise avec Google Sheets ou si vous préférez ne pas perdre de temps à créer votre planificateur hebdomadaire à partir de zéro, vous pouvez télécharger notre modèle gratuit et simple à utiliser.

Maintenant que votre système de suivi est en place, il est temps de planifier la gestion de vos tâches tout au long de la semaine. N’oubliez pas que votre entreprise ou votre projet d’entreprise n’est qu’une partie de votre vie. Vous avez également une vie personnelle, sociale, spirituelle, et potentiellement d’autres emplois ou projets parallèles. Il est crucial de prendre en compte ces aspects lors de l’organisation de vos tâches.

Pour organiser efficacement votre emploi du temps, envisagez d’utiliser un système de catégorisation et d’étiquetage. Vous pourriez par exemple diviser vos activités en quatre grandes catégories : Spirituel, Santé et Bien-être, Affaires, et Vie Sociale. Attribuez une couleur à chaque catégorie—par exemple, violet pour Spirituel, vert pour Santé et Bien-être, bleu pour Affaires, et orange pour Vie Sociale.

Alors, si vous lisez votre Bible chaque matin, catégorisez-le comme « Spirituel » avec une étiquette violette. Si vous concevez une affiche pour les réseaux sociaux à 14 heures, classez-la sous « Affaires » avec une étiquette bleue. Une séance de gym à 18 heures devrait être marquée comme « Santé et Bien-être » en vert, tandis qu’une soirée jeux avec des amis à 20 heures relève de la « Vie Sociale » avec une étiquette orange.

Google Agenda peut vous aider à faire cela. Créez des agendas distincts pour chaque catégorie—quatre nouveaux agendas au total—et attribuez à chacun une couleur.

1. Ouvrez Google Agenda sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur le signe (+) à côté de « Autres agendas» dans la barre latérale gauche et sélectionnez « Créer un agenda».
3. Nommez et décrivez votre agenda, puis créez-le.
4. Une fois terminé, revenez à la page d’accueil de Google Agenda. Le nouvel agenda apparaîtra sous « Mes Agendas» dans la barre latérale gauche.
5. Cliquez sur les trois points verticaux (⋮) à côté de l’agenda nouvellement créé pour en changer la couleur.

Une fois vos catégories de tâches définies dans Google Agenda, vous pouvez commencer à planifier vos tâches quotidiennes en utilisant une technique appelée le time blocking. Cette méthode consiste à diviser chaque jour en blocs de temps spécifiques pour gérer efficacement vos activités. Vous pouvez attribuer des créneaux horaires fixes, utiliser des intervalles courts et ciblés avec des pauses, attribuer des thèmes à différentes parties de la journée, planifier en fonction de vos niveaux d’énergie ou regrouper des tâches similaires. Choisissez l’approche qui vous convient le mieux. Pour plus de détails sur le time blocking et ses avantages, vous pouvez explorer des ressources supplémentaires.

1. Ouvrez Google Agenda sur votre ordinateur.
2. Cliquez sur le bouton « Créer » dans le coin supérieur gauche et sélectionnez « Événement ». Ou bien, dans la vue de votre calendrier, cliquez directement sur le créneau horaire souhaité.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, saisissez les détails de la tâche et définissez le bloc de temps spécifique..
4. Cliquez sur le menu déroulant à côté de l’icône de l’agenda pour sélectionner la catégorie à laquelle appartient la tâche. L’étiquette de couleur sera appliquée automatiquement.
5. Effectuez d’autres ajustements si nécessaire, puis cliquez sur « Enregistrer » pour ajouter le bloc de temps à votre agenda.

Répétez ce processus pour chaque tâche que vous prévoyez d’accomplir au cours de la journée. Veillez à inclure toutes les activités, pas seulement celles liées aux affaires, pour obtenir une vue d’ensemble de votre emploi du temps.

En mettant en œuvre votre plan hebdomadaire, il est crucial de suivre vos progrès et de faire des ajustements si nécessaire. Gardez à l’esprit que des facteurs externes peuvent parfois affecter votre capacité à suivre le plan initial.

• Revue régulière : Réservez du temps à la fin ou au début de chaque journée pour examiner vos progrès. Vérifiez si vous êtes sur la bonne voie avec vos tâches et si des ajustements sont nécessaires.
• Évaluation de facteurs externes : Si des événements ou des obstacles imprévus surviennent—comme des réunions imprévues ou des urgences personnelles—évaluez comment ces facteurs affectent votre emploi du temps. Déterminez si vous devez faire des ajustements.
• Ajustements: Lorsque vous estimez qu’il est essentiel d’adapter votre plan, ajustez vos blocs de temps en conséquence. Utilisez Google Agenda pour reprogrammer les tâches et mettre à jour vos étiquettes si nécessaire.
• Changements uniquement lorsque nécessaire: Bien que la flexibilité soit importante, des changements trop fréquents peuvent nuire à votre flux de travail et à vos progrès. Effectuez des ajustements uniquement lorsque cela est nécessaire ou lorsqu’il n’y a pas d’autres alternatives.

À la fin de chaque semaine, il est important d’évaluer vos progrès afin de vous améliorer. Cette étape vous aidera à comprendre ce qui a bien fonctionné, à identifier les défis et à réorienter votre plan pour la semaine suivante.

• Examinez les progrès : Commencez par vérifier votre feuille « Tâches Hebdomadaires » pour voir combien de tâches ont été accomplies et combien sont encore en cours. Comparez cela avec vos objectifs initiaux pour évaluer vos progrès globaux.
• Évaluez les ajustements : Examinez les changements que vous avez apportés à votre plan au cours de la semaine. Évaluez pourquoi ces ajustements étaient nécessaires et comment ils ont affecté votre productivité. Cela vous aidera à comprendre quels ajustements étaient efficaces et lesquels ne l’étaient pas.
• Réfléchissez aux remarques : Revoyez les remarques que vous avez notées dans votre feuille « Tâches Hebdomadaires » sur Google Sheets. Pensez à la façon dont ces observations peuvent vous aider à résoudre les problèmes récurrents ou à améliorer votre approche. Par exemple, si les réseaux sociaux étaient une grande distraction, vous pouvez envisager d’utiliser une application qui limite ou bloque temporairement l’accès aux réseaux sociaux.
• Analysez les schémas de productivité : Examinez vos blocs de temps et identifiez les moments de la journée où vous étiez le plus productif pour diverses tâches. Cela peut vous aider à planifier des tâches similaires pendant vos moments les plus productifs à l’avenir.
• Planifiez la semaine suivante : Utilisez les informations de votre évaluation pour ajuster vos objectifs et tâches pour la semaine suivante. Intégrez les leçons apprises pour améliorer votre planification et exécution.

La planification est essentielle pour établir les bases d’une semaine productive, fournissant une feuille de route claire et une structure pour vos objectifs et vos actions. Cependant, les véritables avantages de la planification se réalisent avec une exécution disciplinée. Il ne suffit pas d’avoir un plan ; vous devez vous engager à le suivre avec diligence, tout en vous adaptant aux changements imprévus et en gardant le cap sur vos objectifs. En combinant une planification efficace avec de la discipline et de la flexibilité, vous assurez que vos efforts sont non seulement bien dirigés, mais qu’ils produisent également les résultats souhaités.